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Excel 中使用甘特图解决项目进度问题

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什么是甘特图?

竟然还有人不知道什么是甘特图!

Excel 中有很多辅助管理,提高工作效率的表格。你可以不会 Excel,但是不能不知道这些表格工具。

昨天,在一个职场交流群里,有人提问说:如何能够更清晰地管理项目的进度?

目前的表格中,虽然清楚地标注了每个项目的进度,但是进度的先后顺序不直观。

比如是先「系统申报」,还是先「提交材料」?领导在看这个表格时,无法直观地感受到进度。

这个问题用甘特图就可以解决,具体方法用第 3 种方法来实现。

甘特图 1

甘特图,又叫管道图,是亨利・劳伦斯・甘特最早提出的一个管理工具,通过条状图来显示项目、进度和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。

甘特图左边是项目的列表,横向是时间轴,根据项目的起始、结束时间,在时间轴上标记出进度,非常的直观。

这是最基础的甘特图,可以查看每个项目的时间节点。对比多个项目的时间是否有重叠,并合理地分配资源。

甘特图 2

复杂一点的甘特图,会包含计划与实际的管理。比如:

❶ 是否按照计划推进项目?

❷ 实际推进的进度是怎么样的?

这样甘特图中的每个进度条,就需要增加一个维度,来呈现这些状态。

图表中呈现这些维度时,要使用另外一种呈现形式,尽可能和计划对比更加明显,比如下图。

图中各个颜色的含义如下:

❶ 绿色:实际的项目进度。

❷ 灰色:计划的周期。

❸ 红色:项目推迟到的状态。

这样在甘特图图表中,可以实时地管理项目推进的状态。

甘特图 3

前面两种甘特图都有一个大前提,横向的坐标必须是日期。

这样才能对比,标记起始和结束中间的日期,来呈现进度。

文章开头提到的这个项目管理表,重点不是日期,而是呈现项目的进度状态,没法进行大小的对比,应该怎么做呢?

其实很简单:

❶ 把项目推进状态作为日期表头。

❷ 对比状态,把当前状态前的单元格都标记上颜色,呈现进度管理。

这样做出来的甘特图是下面这样的,我们只需要修改项目的状态,右侧的【色块】就可以清晰的呈现进度。

写在最后

甘特图是一个非常实用的项目管理工具,因为 Excel 表格是最常用的办公软件,所以表格格式的甘特图也是最为常见的。

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