双剑合璧 Excel+Visio制作组织流程图

出于宣传的需要，许多公司都要制作流程图，以说明公司内存在的上下级领导等各种关系。此外，一些比较复杂的工作环节，如果通过流程图来向客户作说明，则可以让他们迅速、准确地了解相关内容。接下来，笔者就通过实例来说明一下使用Visio（本文为2016版）及Excel（本文为2016）制作流程图的几个小技巧，从而帮助大家快速制作出美观大气的流程图，以提高工作效率。

Visio+Excel快速制作流程图

小王在一家私企做文秘工作，由于私企人才流动比较频繁，因此公司宣传栏中，表示各级领导隶属关系的组织结构图也得经常更换。以往此类流程图，小王都使用Visio绘制，没个把小时根本弄不好，不过请来Excel“帮忙”，短短几分钟就绘制好了。

首先是制作领导隶属关系表。运行Excel，创建一个Excel文档（图1），其中A列单元格是不同等级的领导的姓名，B列单元格是每位领导的上级（本例中“吕国庆”是大Boss，所以他的上级为空），D列和E列单元格则分别是每位领导的职务及所在部门。上述信息编辑完毕，将该Excel文档保存到硬盘任意位置备用。

小提示：对于图例中所示的数据，建议大家从单位已有的员工信息表中复制，以达到节约时间，提高工作效率的目的。

下一步是导入数据生成流程组织结构图。运行Visio，单击“文件→新建→组织结构图向导”命令，打开“组织结构图向导”对话框。接着单击“下一步”并选中“Excel文件”选项，然后将上一步保存好的“人员信息表.XLSX”添加进来，最后继续单击“下一步”直至完成即可。这样一来，Visio就生成了表示领导隶属关系的组织结构图（图2）。

小提示：上面图例中的组织结构图员工照片位置默认是空白的，如果需要添加照片，可右击该区域，选择“图片→更改图片”，将事先准备好的图片添加进来就可以了。

“拿来主义”让流程图更美观

小马是一家汽车4S店的销售人员，由于许多客户都是贷款买车，因此他每天都得重复N次贷款买车的流程，弄得自己口干舌燥，心情也不好了。其实，将贷款买车的诸多环节用流程图表示，客户获取相关信息就省事多了。

运行Visio，单击“新建→空白绘图”，创建一个空白绘图文件，然后单击“插入”选项卡中的“插入图片”按钮，插入事先准备好的若干张PNG格式的素材， 并如图所示进行排列（图3）。同时选中这些图片，右击之，在弹出的右键菜单中选择“组合→组合”，将其组合到一块儿即可。

单击Visio“插入”选项卡中的“文本框”按钮，往Visio编辑区域插入一个“文本框”，输入与所制作流程图有关的说明性文字（如“某4S店贷款买车业务办理流程”）。接着选中所输入的文字并右击之，在弹出的右键菜单中，设置好字体、字体大小及颜色等参数，使之整齐美观。重复上述过程，再在小圆里输入与贷款买车各环节所对应的文字（图4）。

最后单击菜单“文件→导出”命令，将制作好的流程图导出为PDF格式文件，这样无论是打印、还是直接通过微信、QQ等途经分享给客户，都非常方便。

素材变模板 流程图制作更简单

如果大家经常制作同一类型的流程图，不妨将常用到的一些图片素材保存为模板，这样以后制作此类流程图时，就更省事了。

开始之前先搜集图片素材。打开第1PP网（http://www.1ppt.com/），以“流程图”为关键词进行搜索，并下载自己喜欢的（图5），然后选中幻灯片中的某个图片（如图5所示中的红色的树），右击之，选择“另存为图片”，将其保存为PNG格式的图片备用即可。

重复这一步骤，再将该PPT模板中自己喜欢的其他图片素材保存为PNG图片备用就可以了。

小提示：在“素材中国”（网址：http://www.sccnn.com），以“流程图”为关键词搜索，也能搜索到不少PSD格式的精美模板，可使用“Fireworks”打开之，提取所需素材并保存为PNG格式。

现在来制作流程图模板。在Visio的主界面中，单击菜单“文件→打开”命令，打开“C:\Users\Administrator\Documents\我的形状”目录下的“收藏夹.VSSX”文件（Administrator是当前登录的系统账户），接着在Visio左侧的“模具”模板中（图6），右击并选择“新建主控形状”，按照提示创建一个名为“树”的主控形状，然后在右边的显示区域，插入刚刚准备好的对应的PNG图片。重复上述步骤，再创建多个主控形状，并将其他PNG图片素材添加进来。

最后将该文件保存为“我的模板.VSSX”就可以了。以后创建相关流程图文件，只需打开模板文件（图6），将左侧“模具”面板中的相应素材拖到右侧的显示区域，就可以很方便地制作新的流程图了。

小提示：虽然Visio自带了一些模板素材，但显示效果欠佳，而充分利用网上已有的图片素材，可制作出效果更好的、更适合自己的流程图模板。